Für ein etabliertes und erfolgreiches Unternehmen mit Sitz in Essen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Büroassistenz (m/w/d). In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Projektabwicklung, koordinieren administrative Prozesse und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Dabei arbeiten Sie eng mit Projektleitern, Kunden sowie internen Fachabteilungen zusammen.

Büroassistenz (m/w/d)
 

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Langfristige Perspektive in einem erfolgreichen und wachsenden Unternehmen
• Abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Eigenverantwortung
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Strukturierte Einarbeitung in Ihr neues Aufgabengebiet
• Angenehmes Betriebsklima in einem kollegialen Team
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne Arbeitsmittel und ein professionelles Arbeitsumfeld

• Unterstützung der Projektleiter im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Erstellung und Pflege von Wartungsprotokollen, Aktennotizen sowie weiteren projektbezogenen Unterlagen
• Bearbeitung des auftragsbezogenen Schriftverkehrs und Ablagemanagement
• Verwaltung und Organisation des Fuhrparks inklusive Fahrtenbüchern, Fahrzeugunterlagen, Reparatur- und Wartungsterminen
• Koordination von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen von Maschinen und technischen Geräten
• Dokumentation sowie Verwaltung von Inventar, Kalibrierungen und Gerätestammdaten
• Erstellung und Pflege qualitätsrelevanter Dokumentationen und Protokolle
• Unterstützung bei der Terminplanung sowie Fristenüberwachung im Bereich Arbeitssicherheit und betrieblicher Organisation
• Durchführung von Rechnungsprüfungen sowie Nachverfolgung von Zahlungseingängen
• Unterstützung im Forderungsmanagement und Kommunikation mit Kunden zu offenen Rechnungen
• Pflege von Abwesenheitslisten und organisatorische Unterstützung bei Besprechungen und Veranstaltungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau, Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke sowie freundliches und professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit und Freude an einer vielseitigen Tätigkeit

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